Vedení poznámek v Legacy s výstupem přes dotaz v MS Access a konečné zobrazení ve Wordu

Jak zapisovat a evidovat data.
Falt
Příspěvky: 299
Registrován: 30 srp 2013 23:48
Kontaktovat uživatele:

Vedení poznámek v Legacy s výstupem přes dotaz v MS Access a konečné zobrazení ve Wordu

Příspěvekod Falt » 25 úno 2016 16:23

Během pátrání v pramenech se vyplácí si vést poznámky k objevům. To je každému badateli jasné a není to potřeba blíže objasňovat. Jenomže jak to realizovat co nejefektivněji? Určitě je dobré si poznámky zapisovat přímo v Legacy. Legacy nám k tomu nabízí u osob hned 3 typy poznámek:
Obecné
Badatelské
Lékařské
U každého typu poznámek si můžeme vybrat, zda je chceme zobrazit v reportech a zahrnovat do souboru Gedcom při exportu - takže při prezentaci v TNG sami rozhodujeme o tom, které poznámky se zobrazí a které ne.

U poznámek k manželství je situace odlišná. Legacy nabízí pouze Poznámky k manželství (obdobu obecných poznámek u osob).
Co kdybychom některý typ poznámek rádi zobrazovali a zahrnovali do souboru Gedcom při exportu a přitom si ponechali možnost určité poznámky potlačit a nezobrazit? Legacy nabízí jednoduché řešení - dvojité hranaté závorky. Nezapomínejme:

Co v Legacy zapíšeme mezi zdvojené hranaté závorky, to se nezobrazí a nepřenese do souboru Gedcom.

Kdo dočetl až sem, tak si asi řekne "To je prima, že si mohu organizovat poznámky v Legacy, ale jak se dozvím která zapsaná poznámka patří k čemu?"
Nedostatek celkového přehledu o poznámkách vadil pochopitelně dlouho i mně a tak jsem přemýšlel jak na to. Řešení nabízí databázový program MS Access. V něm lze otevřít datové tabulky, do kterých si Legacy ukládá informace (datový soubor Legacy s koncovko fdb je ve skutečnosti totožný s datovým souborem mdb).
Krok 1
Dotaz je nejlépe vytvořit pomocí SQL a vypadá pro Obecné poznámky k osobám takto:
SELECT [IDIR], [Surname], [GivenName], [References]
FROM tblIr
WHERE References<>'';


a pro Poznámky k manželství takto:
SELECT [IDMR], [HusbSurname], [HusbGivenName], [WifeSurname], [WifeGivenName], [Notes]
FROM tblMr
WHERE Notes<>'';


Uvedené dotazy zajistí uspořádání poznámek podle osob (manželství), ale nezobrazí celý obsah poznámky, pokud je poznámka rozsáhlá. Takže ještě potřebujeme lépe zobrazit pole s poznámkami.
Krok 2
Tisková sestava vytvořená na bázi dotazu k osobě (k manželství) poskytuje dostatečně přehledný výstup. Ale Microsoft navíc podporuje spolupráci programu Access u tiskové sestavy s programem Word a nabízí export hotové sestavy do klasické podoby textového dokumentu.

Ukázka pro Obecné poznámky k osobě:

TiskPoznamky_IR.png
Ukázka výstupu Poznámky k osobám
TiskPoznamky_IR.png (12.36 KiB) Zobrazeno 4157 x

Ukázka pro Poznámky k manželství:

TiskPoznamky_MR.png
Ukázka výstupu Poznámky k manželstvím
TiskPoznamky_MR.png (7.74 KiB) Zobrazeno 4157 x


Závěr: Využití tiskové sestavy v MS Access pro přehledné zobrazení poznámek v Legacy je nespornou možností jak získat spolehlivý přehled o jakýchkoli poznámkách, ukládaných v Legacy. Přenesení výstupu tiskové sestavy do Wordu je třešničkou na dortu.

Dovětek na téma Lékařské poznámky: U žijících osob lze doporučit vést lékařské poznámky v dvojitých hranatých závorkách. LTools nabízejí provést naráz u všech žijících osob buď odstranění lékařských poznámek anebo opatření dvojitými hranatými závorkami. K tomu používají tento akční dotaz:
UPDATE tblIR SET tblIR.Medical = "[[" & [tblIR].[Medical] & "]]" WHERE (tblIR.Living = 0 AND tblIR.Medical <> "")

:idea:

Falt
Příspěvky: 299
Registrován: 30 srp 2013 23:48
Kontaktovat uživatele:

Realizace dotazů v LTools s následným exportem do formátu CSV

Příspěvekod Falt » 25 úno 2016 19:20

Pokud není k dispozici aplikace MS Access je nutné zvolit náhradní, ne tak pohodlné řešení a bez elegantního výstupu. Pomoci může LTools (nyní zdarma - viz http://legacyczech.com/forum/viewtopic.php?f=29&t=26&p=458&hilit=LTools#p458). V LTools můžeme provést oba zmíněné dotazy a výstup z dotazu následně exportovat do formátu CSV. Ukázka obrazovky LTools:

LTools.png
ukázka obrazovky pro provedení úloh
LTools.png (26.73 KiB) Zobrazeno 4148 x

Výsledek sice nebude "učesaný", ale budou v něm obsaženy i velmi dlouhé poznámky včetně případných HTML tagů. Už se s tím může dále pracovat.
Hodně štěstí.
:shock:

Uživatelský avatar
michal
Příspěvky: 533
Registrován: 06 čer 2013 21:37
Bydliště: Hostinné
Kontaktovat uživatele:

Re: Vedení poznámek v Legacy s výstupem přes dotaz v MS Access a konečné zobrazení ve Wordu

Příspěvekod michal » 29 úno 2016 07:26

K vašemu příspěvku bych doplnil dvě věci:

Dotaz je nejlépe vytvořit pomocí SQL a vypadá pro Obecné poznámky k osobám takto:

Pole poznámek v tabulce tblIR jsou tato:
Notes - obecné poznámky
References - badatelské poznámky
Medical - lékařské poznámky

Příkaz SQL z kroku 1 tedy zobrazuje badatelské poznámky zaznamenané k osobám.

Uvedené dotazy zajistí uspořádání poznámek podle osob (manželství), ale nezobrazí celý obsah poznámky, pokud je poznámka rozsáhlá.

Výsledek vyhledávacího příkazu SQL provedený v Accessu vždy zobrazí celý obsah poznámky, je třeba jen ručně upravit rozměr buňky s obsahem poznámky. Jiná věc je, že zobrazený výsledek nelze v Accessu moc analyzovat.

Převedení výsledku dotazu do Wordu je zajímavé. Já pro podobné analýzy používám raději Excel.
Pro převod textových dat z Accessu do Excelu však existují určitá omezení:
- při prostém zkopírování obsahu buněk z výsledku dotazu v Accessu do sešitu Excelu dojde vždy k oříznutí délky textového řetězce na počet 255 znaků bez ohledu na používanou verzi Excelu.
- při exportu výsledku dotazu z Accessu do Excelu dojde ve starších verzích MS Office (do verze MS Office 2003) také k oříznutí délky textového řetězce na počet 255 znaků.
- ve vyšších verzích MS Office (počínaje verzí MS Office 2007) již při exportu dat z Accessu do Excelu k oříznutí délky textového řetězce nedochází. Exportuje se úplný obsah pole poznámky, včetně odstavců, html tagů, apod.

Falt
Příspěvky: 299
Registrován: 30 srp 2013 23:48
Kontaktovat uživatele:

Word nebo Excel?

Příspěvekod Falt » 01 bře 2016 08:49

U starších verzí MS Access (a to je můj případ) poskytuje výstup do Wordu obrovskou výhodu v tom, že je hotový výstup s aktuálním přehledem vybraného typu poznámek k dispozici na jediné kliknutí.

Jakmile si totiž vytvořím dotaz k vybranému typu poznámky a nad ním nakonfiguruji tiskovou sestavu, stává se oboje součástí databáze Legacy. Pak mi stačí otevřít v programu Access databázi Legacy a v tiskových sestavách vybrat tu kýženou a kliknout na export do Wordu. Nic jiného nepotřebuji udělat a mám hotovo, mohu prohlížet, opatřit záložkami, tisknout, vybírat si poznámky ke konkrétním osobám. Přesně co potřebuji pro práci s poznámkami. Výstup jsem si zvykl řadit podle ID osob a manželství.

V mé prastaré verzi Accessu tohle s Excelem nefunguje (nejde výstup předem nakonfigurovat a pokaždé by se musel znovu ladit a upravovat). Ale jistě má, v nových verzích programu Access, výstup do Excelu jiné, specifické, výhody. Takže doporučuji si otestovat metodu, která Vám nejlépe "sedne" do ruky a té se držet.
:D


Zpět na “Zadávání údajů”

Kdo je online

Uživatelé prohlížející si toto fórum: Žádní registrovaní uživatelé a 0 hostů